بعضی از ما هم تنها برای باخبر شدن از دنیا، دریافت آخرین ایمیل های خنده دار و… ایمیل مان را چک می کنیم، در واقع اکثر ما اولین کاری که صبح هنگام بلند شدن از خواب انجام می دهیم چک کردن Inbox ایمیل های مان است تا ببینیم خبر تازه ای از کارهایی که پیگیر آن بوده ایم شده است یا خیر یا قرار است امروز کدام مرکز خرید به ما تخفیف بدهد.
اما برخی کارشناسان معتقدند چک کردن ایمیل آن هم به عنوان اولین کار در یک روز باعث کاهش بازدهی کارمان می شود. اگر شما هم جزو کسانی هستید که باید حتما بعد از بلند شدن از خواب به سمت ایمیل هایتان بروید و آن را چک کنید بهتر است در ادامه با ما همراه باشید. در مطلب زیر به شما خواهیم گفت برای پیشرفت در کارتان بهتر است ایمیل خود را اول صبح چک نکنید.
بازدهی در کار با اهمیت ندادن
با خودتان قرار بگذارید وقتی تازه از خواب بیدار می شوید، در حدود ۳۰ تا ۴۵ دقیقه کارهای مهم خود را که دیشب با خود قرار گذاشته اید انجام دهید و چک کردن ایمیلتان را بعد از این کارها بگذارید. برخی افراد در بعضی روزها حتی تا بعد از ناهار هم ایمیل شان را چک نمی کنند. بهتر است ندانید که چه کارهایی لازم است انجام شود، ندانید کدام سایت امروز تخفیف می دهد و حتی از ویدئوی خنده داری که دوستتان برایتان فرستاده خبر نداشته باشید. اتفاقی نخواهد افتاد!
آن چیزی که اهمیت دارد کاری است که برایتان اهمیت داشته و ضرورت داشته تا آن روز صبح انجام دهید. هر چیز تازه ای که دریافت کنید، باعث پرت شدن حواستان خواهد شد. اگر کمی سخت بگیریم حتی می توان صبح به اخبار گوش نداد، تلویزیون روشن نکرد و در مسیر محل کار در ماشین به جای رادیو، به کتاب های صوتی و پادکست های آموزشی گوش داد. به خاطر داشته باشید، شما نمی توانید همه چیز را کنترل کنید، اما می توانید حواس پرتی های مخصوص به خود را ایجاد کنید.
این برنامه شما نیست
آیا می دانید مهم ترین کاری که باید انجام دهید چیست؟ آیا می دانید صبح امروز می خواهید چه کاری انجام دهید؟ پس دست به کار شده و انجامش دهید. از طرف دیگر با چک کردن ایمیل، شاید به انجام دادن کاری بپردازید که برای دیگری است نه خودتان. به گزارش فارنت هر بار که ایمیل جدیدی را باز کنید با خود فکر می کنید آیا این ایمیل واجب تر است یا کارهای عقب مانده خودم؟ اما در واقعیت چند نفر از ما واقعا این کار را انجام می دهیم؟ و اگر هم انجام ندهید، چیزهایی که رویشان کار می کنید (حتی اگر فقط جواب و اطلاعات دادن باشد) برای دیگران است نه خودتان. به بیانی دقیق تر وقتی ایمیلی دریافت می کنید، در حقیقت یک لیست از کارهایی است که باید برای دیگران انجام دهید. چه کسی مسوول وقت شماست؛ خودتان یا کسی که برایتان ایمیل فرستاده؟
بهانه ای برای بی هدفی
به این سوال جواب دهید: اصلا چرا برای اولین کار در صبح، ابتدا ایمیل تان را چک می کنید؟ معمولا به خاطر این است که هرروز صبح، نمی دانیم باید چه کاری را شروع کنیم. به طور خلاصه، صبح که تازه بیدار می شویدایمیلتان را چک نکنید و برنامه ریزی های غیرضروری انجام ندهید تا بتوانید روی کارهای مهم تمرکز کنید. اگر هر صبح ایمیل خود را چک می کنید، مشکل این نیست که وقت تان را با این کار هدر می دهید، مشکل این است که هنوز تصمیم نگرفته اید محدوده مهم شامل چه کارهایی می شود. هنگامی که لیستی از کارهای مهم ندارید، چک کردن ایمیل جای امور مهم را می گیرد.
واکنش و کارهای فعالانه
وقتی ایمیل تان را چک می کنید، بهترین سناریو این است که در بهترین زمان ممکن چک کرده باشید، یعنی وقتی تازه یک ایمیل مهم به شما رسیده و شما می توانید همان لحظه کاری در مورد آن انجام دهید؛ اما چند وقت یک بار این اتفاق می افتد؟ به ندرت. بیشتر وقت ها یکی از این دو حالت رخ می دهد: در حالت نسبتا خوب ایمیل جدیدی ندارید که در این حالت فقط وقتتان را هدر داده اید و باید کمتر آن را چک کنید.در حالت دوم معمولا این طور نیست.
گاهی با باز کردن ایمیل کارهای بیشتری را باید انجام دهید و چون در حال و هوای صندوق ایمیلتان هستید، به جای رسیدن به کار اصلی می خواهید همه را جواب بدهید. به غیراز تعیین کردن دستور کار، ایمیل فرد را وادار می کند بدون توجه به اهمیت واقعی کارها، سریعا به انجام آنها بپردازد. بهتر است کارها را فعالانه و بر اساس اهمیت انجام داد، نه صرفا به خاطر اینکه در بالای صندوق ایمیلتان قرارگرفته اند. کارهای بیهوده را کنار بگذارید و به کارهای پربازده بپردازید.
جست و جو برای بهانه
وقتی ایمیل، حساب توییتر یا فیس بوک خود را چک می کنیم (به طورکلی زمانی را که در اینترنت هدر می دهیم) در حقیقت به دنبال چیز خاصی نمی گردیم، فقط دنبال بهانه ای هستیم تا کاری را که می دانیم باید انجام بدهیم، عقب بیندازیم. به دنبال بهانه ای می گردیم تا بعدا بتوانیم به خود بگوییم: اگر کار مهم خودم را انجام ندادم، چون باید به دوستم برای نوشتن گزارش کمک می کردم یا باید برای دوستم تحقیق می کردم. به این دام گرفتار نشوید، خودتان را گول نزنید و از ایمیل به عنوان بهانه ای برای شکست خوردن استفاده نکنید. برای فرار کردن از کاری که باید انجام دهید، ایمیل خود را چک نکنید. کاری را که در دست دارید درک کرده و انجامش دهید، چراکه قرار نیست آن کار جایی برود.
باعث به وجود آمدن توقعات می شود
دیده شده که بسیاری از مردم می گویند ولی من باید ایمیل هایم را جواب بدهم. از من انتظار دارند که اول صبح جوابشان را بدهم. اول از همه این گفته زیاد باورپذیر نیست. تعدادی ایمیل وجود دارند که پاسخی سریع و کوتاه می طلبند، اما تعدادشان بسیار کمتر از آن است که فکر می کنید و دوم اینکه بیایید به سادگی قبول نکنیم که انتظار جواب داشتن، تنها گزینه موجود است. به نظرتان چرا این طور است؟ آیا می دانید چرا مردم انتظار جواب دادن ایمیل از شما در صبح را دارند؟ احتمالا به خاطر اینکه هر صبح جوابشان را داده اید و این توقع را در آنها به وجود آورده اید.
هرچه بیشتر ایمیلتان را چک کنید و زود پاسخ بدهید، مردم بیشتر از شما انتظار خواهند داشت. فقط دست از این کار بردارید و دیگر انتظاری وجود نخواهد داشت. نگران حرف های مردم نباشید، بعد از یکی دو هفته کسی توجه نخواهد کرد. شاید برخی از شما بگویید اما من این گونه با اعضای تیمم در ارتباط هستم یا باید جوابی بگیرم تا بتوانم کار بعدی را شروع کنم و این قابل درک است. اگر باید محتوای صندوق ایمیلتان را چک کنید، بهتر است خودتان را محدود کنید. پیشنهاد می شود که قوانین زیر را دنبال کنید:
- فقط به دنبال چیزی که منتظرش بودید بگردید. در ایمیل به دنبال موضوعی خاص، از شخصی خاص باشید. به دنبال مهم ترین باشید.
- ایمیل های کم اهمیت را جدا کنید. از طریق فیلترها و قوانین در Outlook یا کلا استفاده از آدرس های ایمیل متفاوت. با این روش حتی به صندوق ایمیل تان وارد نخواهند شد.
- محدودیت زمان تعیین کنید. با خود قرار بگذارید که مثلا هر ۵ دقیقه یک بار به دنبال ایمیل مورد نظر بگردید و از قبل تصمیم بگیرید که اگر ایمیل مورد نظر در هرکدام از شرایط موجود بودن، نبودن یا ناقص بودن قرار داشت، چه کاری را انجام خواهید داد.
